Vi har nog alla varit med om både mailkommunikation och kommunikation under möten som aldrig verkar komma någon vart. Den man skriver med via mail kanske aldrig lyckas svara på ens frågor och det blir inget konkret sagt under mötena. Det finns dock några riktigt bra knep att ta till för att få svar och kanske en handlingsplan.

Tydliga mail

Använd fältet för ämne när du skriver mail. Här kan du skriva din huvudsakliga fråga eller till exempel sammanfatta informationen du vill förmedla. Tänk på att du också ofta kan ändra texten i ämnesraden när ni går vidare i mailkonversationen. Detta kan ofta vara ett smidigt sätt för dig själv att hålla reda på var viss information står. Ofta har man ju många resonemang inför lite större beslut och dem kan man självklart skriva ned i mailet, men det kan vara en bra idé att avsluta ett längre mail med en numrerad lista med ens frågor. Det blir lätt för mottagaren att veta vad det är du vill ha konkreta svar på. Du kan till och med avsluta med att skriva att mottagaren kan skriva in sina svar direkt vid frågorna, och sedan skicka tillbaka mailet till dig. Då har du helt enkelt visat hur du vill ha svaren samtidigt som mottagaren troligtvis uppfattar det som praktiskt och konkret.

Vid möten

Att ställa konkreta frågor och sammanfatta diskussionerna brukar ofta vara till stor hjälp för att få till konkret handling efter diskussioner. Även om du inte är den som själv leder mötet kan några förberedande anteckningar vara väldigt bra. Då glömmer du heller inte bort att få reda på vad som gäller just dig. Du kan också skriva ned frågorna och de svar du får under själva mötet. Ett bra sätt att sammanfatta ett möte utan att ta över det kan vara att sammanfatta genom en fråga. Du kan inleda den ungefär så här: ”Okej, jag vill kolla så att jag har förstått nu. Först gör vi detta, sedan det och till sist detta, och jag ansvarar för följande … Stämmer detta?” På så sätt har du konkretiserat vad du menar att mötet resulterat i samtidigt som det lämnar utrymme för andra att komma med förslag och förtydliganden.